Відділ документообігу, контролю та роботи із зверненнями громадян апарату Звенигородської районної державної адміністрації Черкаської області
Відділ документообігу, контролю та роботи із зверненнями громадян апарату Звенигородської районної державної адміністрації Черкаської області
Місце знаходження:
20202, м. Звенигородка, просп. Шевченка, 68
тел.:+38(04740) 21066, факс: +38(04740) 22088
Графік роботи:
понеділок-четвер з 8-00 до 17-15;
п’ятниця з 8-00 до 16-00,
обідня перерва з 13-00 до 14-00.
Начальник відділу – Сюкало Любов Володимирівна,
тел. +38(04740) 21066
Е-mail: cancelar@zvenrda.gov.ua
Основні завдання та функції:
1) встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами в райдержадміністрації незалежно від форми їх створення із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах та апараті райдержадміністрації;
2) забезпечення дотримання єдиних вимог щодо реєстрації, підготовки та обліку паперових та електронних документів та організації роботи з ними в системі електронного документообігу АСКОД (далі – СЕД) та СЕВ ОВВ;
4) організація нагляду за станом збереження документаційного фонду райдержадміністрації в електронній формі та користування ним;
5) розроблення інструкції з діловодства райдержадміністрації та зведеної номенклатури справ апарату райдержадміністрації;
6) здійснення організаційного, документального та технічного забезпечення, спільно з іншими структурними підрозділами апарату, райдержадміністрації засідань колегій, дорадчих органів райдержадмінстрації, нарад, інших масових заходів, проведення яких ініціюється райдержадміністрацією;
7) здійснення реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян, попередній розгляд письмових заяв в системі електронного документообігу АСКОД (далі – СЕД), СЕВ ОВВ;
8) забезпечення організації особистого прийому громадян головою райдержадміністрації, його заступниками, керівником апарату райдержадміністрації;
9) здійснення систематичного контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які направляються за належністю та повертає виконавцям недопрацьовані і неправильно оформлені документи з питань розгляду громадян;
10) ведення обліку усіх письмових і усних звернень громадян з повним відображенням суті поставлених питань, наданих роз’яснень або проведених консультацій, результатів розгляду;
11) забезпечення своєчасного опрацювання звернень громадян, які надійшли на урядову телефонну «гарячу» лінію, здійснення контроль за їх виконанням;
12) здійснення реєстрації та облік електронних звернень громадян в системі електронного документообігу АСКОД які надходять з офіційного сайту райдержадміністрації та електронної пошти;
13) організація документообігу, формування справ, їх зберігання та підготовка до передачі до архівного відділу райдержадміністрації;
14) проведення аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
15) забезпечення опрацювання розпоряджень та доручень голови райдержадміністрації, протоколів засідання колегії райдержадміністрації;
16) здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування розпоряджень і доручень голови обласної та районної державних адміністрацій, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;
17) інформування голови райдержадміністрації про стан виконання документів;
18) підготовка проектів розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;
